Menggali Makna Daily Scrum: Dari Lapangan Rugby hingga Kantor

Sebuah pertemuan harian yang tidak biasa dalam lingkungan kantor memiliki asal yang tidak terduga: permainan rugby. Pada 1980-an, para peneliti Hirotaka Takeuchi dan Ikujiro Nonaka mempelajari apa yang membuat tim-tim unggul di perusahaan seperti 3M, Honda, Xerox, dan Hewlett-Packard sukses.

Mereka menemukan bahwa tim-tim kelas dunia bekerja erat bersama, dengan setiap anggota tim memainkan peran tertentu sambil terus melakukan iterasi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama—mirip dengan pemain rugby yang mencoba mendapatkan posisi bola selama scrum.

Tahun 1986, hasil penelitian ini mereka presentasikan dalam artikel bersejarah di Harvard Business Review berjudul “The New New Product Development Game”. Namun, baru pada awal tahun 1990-an, konsep “scrum” mulai dikenal luas berkat Ken Schwaber dan Jeff Sutherland—dua pengembang perangkat lunak yang, terinspirasi oleh penelitian Takeuchi dan Nonaka, mengembangkan metodologi scrum seperti yang dikenal saat ini.

Sejak itu, kerangka kerja scrum telah banyak diadopsi oleh tim-tim di berbagai peran dan industri, termasuk pengembangan perangkat lunak, pemasaran, operasi, bahkan sebagian sektor publik. Namun, salah satu kontribusi terbesarnya ke dunia adalah pertemuan harian scrum.

Apa Itu Daily Scrum?

Pertemuan harian scrum (juga dikenal sebagai daily standup) adalah pertemuan selama 15 menit, biasanya diadakan pada awal setiap hari kerja, di mana anggota tim berbagi pembaruan kemajuan dan membahas apa yang akan mereka kerjakan setiap hari.

Namun, pertemuan harian scrum sebenarnya hanya satu jenis pertemuan scrum. Ada juga perencanaan sprint (di mana pemilik produk dan tim pengembangan secara tradisional menyetujui pekerjaan yang akan diselesaikan selama periode waktu tertentu), tinjauan sprint (diadakan setelah tugas-tugas dalam sprint selesai dan siap untuk ditinjau), retrospektif sprint (di mana tim merefleksikan sprint sebelumnya, membahas apa yang berjalan baik, apa yang tidak, dan apa yang perlu diperbaiki di masa depan), dan perbaikan backlog (terkadang diadakan di tengah sprint untuk meninjau item di backlog produk dan memastikan prioritas dan deskripsi mereka tepat).

Manfaat Pertemuan Daily Scrum

Selain mempertanggungjawabkan anggota tim, pertemuan harian scrum meningkatkan komunikasi tim, pengambilan keputusan, kolaborasi, transparansi, pemecahan masalah, perencanaan, dan fokus dengan tetap menginformasikan dan melibatkan semua orang.

Berikut adalah beberapa tips tentang bagaimana menjalankan pertemuan harian scrum di tempat kerja Anda.

Cara Menjalankan Pertemuan Harian Scrum: Panduan Langkah demi Langkah

Langkah 1: Tentukan Waktu

Seberapa sering pertemuan harian scrum dilakukan? Seperti namanya, pertemuan harian scrum seharusnya terjadi setiap hari—biasanya pada waktu dan tempat yang sama untuk menghindari kebingungan.

Waktu terbaik untuk menjalankan pertemuan harian scrum umumnya di pagi hari, tetapi jika Anda bekerja dengan orang di zona waktu lain, late morning atau awal siang sudah cukup.

Tujuannya di sini adalah untuk menetapkan tingkat untuk hari itu, jadi jangan menjadwalkan pertemuan scrum terlalu siang.

Langkah 2: Persiapkan

Setiap anggota tim harus datang ke pertemuan harian scrum dengan persiapan untuk membahas rencana mereka untuk hari itu dan kemajuan apa pun yang telah mereka capai sejak pertemuan terakhir.

Jika Anda pelupa, tulis pembaruan harian scrum Anda sehari sebelumnya sebagai bagian dari ritual penutupan Anda di akhir setiap hari kerja.

Langkah 3: Mulai Pertemuan (Dan Mungkin Atur Alarm Waktu)

Mulailah pertemuan harian scrum tepat waktu, bahkan jika semua orang belum ada—anggota tim dapat memberikan pembaruan saat mereka tiba dan mendapatkan pembaruan tentang apa yang dikatakan semua orang setelah pertemuan (lebih lanjut tentang hal ini nanti).

Sekali lagi, pertemuan harian scrum seharusnya paling lama 15 menit. Jika Anda sering melebihi waktu, pertimbangkan untuk mengatur alarm, sehingga anggota tim tetap fokus dan hanya membahas hal-hal yang penting.

Langkah 4: Berikan Pembaruan

Daftar periksa pertemuan harian scrum Anda hanya seharusnya berisi tiga pertanyaan:

Apa yang saya lakukan kemarin?
Apa yang akan saya lakukan hari ini?
Ada hal apa yang menghalangi saya?
Setiap anggota tim harus menjawab ketiga pertanyaan tersebut sebelum pertemuan harian scrum melanjutkan ke orang berikutnya.

Langkah 5: Catat Hambatan-Hambatan

Saat setiap anggota tim menjawab tiga pertanyaan tersebut, penting untuk ada yang mencatat hambatan-hambatan yang menghalangi setiap orang. (Membahas masalah ini setelah scrum adalah yang terbaik untuk memastikan pertemuan harian scrum tetap berjalan sesuai rencana.)

Minta seseorang di tim Anda untuk mencatatnya dalam ringkasan pertemuan (atau gunakan perangkat lunak transkripsi pertemuan untuk mentranskripsi dan merangkum pertemuan Anda).

Langkah 6: Akhiri Pertemuan

Setelah setiap orang mendapat kesempatan berbicara, Anda dapat mengakhiri pertemuan harian scrum. Jika ada masalah yang muncul, pemimpin tim harus membahasnya setelah pertemuan pagi atau menjadwalkan waktu lain untuk berbicara

(p.s. kami memiliki alat yang tepat untuk Anda).

Selain langkah-langkah pertemuan harian scrum yang diuraikan di atas, berikut adalah beberapa tips lebih lanjut untuk membantu Anda menjalankan pertemuan harian scrum yang efektif.

Praktik Terbaik Pertemuan Harian Scrum

1. Selalu Dimulai dan Diakhiri Tepat Waktu
   Mungkin sulit pada awalnya, tetapi secara konsisten memulai dan mengakhiri tepat waktu akan membantu anggota tim menjadi lebih tepat waktu dan membuat pertemuan harian scrum berjalan lebih efisien.
2. Pertimbangkan untuk Berdiri
   Jika pertemuan harian scrum Anda dihadiri secara langsung dan anggota tim secara fisik mampu berdiri selama pertemuan, melakukannya dapat membantu menjaga agar scrum singkat.
3. Acak Urutan Berbicara
   Biarkan anggota tim yang berbeda memulai setiap pertemuan harian scrum dan berikan giliran kepada orang lain setiap hari. Jika Anda tetap pada urutan berbicara yang sama, anggota tim bisa menjadi acuh tak acuh dan mulai tidak fokus sampai tiba gilirannya berbicara.
4. Gunakan Token Pembicaraan
   Tips ini langsung berasal dari scrum.org. Gunakan token (bola, mainan, tongkat—apapun, sebenarnya) yang anggota tim lewati untuk menunjukkan siapa yang diizinkan berbicara selanjutnya. Token pembicaraan dapat membantu mengurangi gangguan dan membuat anggota tim tetap fokus pada siapa yang sedang berbicara.
5. Nyalakan Kamera
   Jika Anda menyelenggarakan pertemuan harian scrum melalui platform konferensi video atau beberapa anggota tim bekerja secara remote, dorong peserta untuk tetap menyalakan kamera mereka—dengan cara ini, semua orang bisa saling melihat, dan anggota tim merasa lebih hadir, bahkan jika mereka berada ribuan mil jauhnya.
6. Jangan Takut untuk Berbincang-bincang
   Jika pertemuan harian scrum Anda melalui panggilan video, dorong peserta untuk menggunakan fungsi obrolan untuk sesekali ikut berbicara. Ini memungkinkan orang untuk menyampaikan pendapat mereka tanpa harus mengganggu secara fisik saat seseorang sedang berbicara.
7. Buat Catatan Pertemuan
   Setelah pertemuan, berguna untuk mengirimkan ringkasan singkat tentang apa yang dibahas, keputusan apa yang diambil, dan tindakan apa yang muncul.

[Link Sumber: https://www.bloks.app/post/how-run-daily-scrum-meeting]